…und warum Ihnen ein Produkt Information Management-System(PIM) bei der optimalen Umsetzung hilft.

Verschiedene Publikationskanäle mit jeweils verschiedenen Anforderungen und Formaten effektiv und sinnvoll zu bedienen ist eine große technische und organisatorische Herausforderung. Sofort und auf Knopfdruck passiert dabei erst einmal gar nichts – auch wenn das die Werbung gerne behauptet.

Beim Publishing dreht sich alles um Ihre Daten. Deshalb sind die vorhandenen Daten und Informationen, deren Qualität, die Verfügbarkeit und die Prozessgestaltung die wichtigsten Aspekte bei einem Multichannel Publishing Projekt. Sie können entscheidend dazu beitragen, ein Projektziel effizient, kostengünstig und hochwertig umzusetzen und werden dabei schrittweise selbst zum Publishing-Profi. Stellen Sie sich einmal folgende Fragen:

Wen muss ich fragen, um zu wissen, welche Daten ich in welcher Form an welchem Ort vorliegen habe?

Die Hoheit über alle benötigten Informationen und Daten (Bilddateien und Assets, Texte, Produktinformationen, Übersetzungen, fertige Dokumente, etc.) sollte immer bei Ihnen liegen. Dabei ist nicht unbedingt der physikalische Speicher-Ort gemeint. Sie müssen jedoch zeitnah und vollumfänglich Datenmaterial selbst abrufen, ergänzen, verwalten, kontrollieren und gemeinschaftlich pflegen können, ohne von Dienstleistern, deren einzelnen Systemen und deren Workflows abhängig zu sein. Denn somit laufen Sie ständig den eigenen Daten hinterher.

Ziel sollte vielmehr sein, allen Beteiligten, Mitarbeitern und Dienstleistern eine Möglichkeit zur Verfügung zu stellen, auf die alle gemeinsam und rechtebasiert und unter Compliance-Aspekten zugreifen können. Damit wird Ihr Datenmaterial nach Ihren Vorstellungen und Regeln qualitativ gemehrt, ist immer aktuell und kann zudem zentral und medienneutral genutzt werden.

PIM-Systeme übernehmen genau diese Aufgabe und alle Informationen können parallel und verteilt gepflegt, aus verschiedenen Systemen importiert und synchronisiert werden. Damit stehen diese Informationen zentral und einheitlich zur Verfügung und können direkt aus dem PIM durch entsprechende Publishing-Module publiziert werden.

Wie steht es momentan um die Qualität meiner Daten?

Auch die schönsten Produktbilder sind nutzlos, wenn diese nicht feinauflösend und in einem medienneutralen und offenen  Format vorliegen. Sicherlich ist die Qualität des Motives entscheidend bei der späteren Präsentation – aber  es ist noch wichtiger, ob diese Daten überhaupt technisch für die einzelnen Ausgabekanäle verwendet werden können. Zudem sollten alle bestehenden Daten so früh wie möglich einheitlich benannt werden oder spätestens zu diesem Zeitpunkt sinnvolle Namenskonventionen eingeführt werden. Es nützt nichts, wenn jede einzelne Datei nur händisch und durch Ansicht im jeweiligen Programm für einen Einsatzzweck definiert werden kann. Gerade bei Bilddateien werden auch die Metainformationen oft vernachlässigt und wenig gepflegt. Sammeln, strukturieren und klassifizieren Sie alle Daten so weit wie möglich vor. Liegen Daten verteilt in verschiedenen Systemen vor, sind technische Angaben zu den Systemen, die möglichen Schnittstellen dieser Systeme und die Zugriffsmöglichkeiten zwingend erforderlich. Spätestens an dieser Stelle werden Sie schon mit den nächsten Datenproblemen konfrontiert.

Wie aktuell sind meine Daten?

Daten, die oft über Jahre und Jahrzehnte gesammelte wurden, müssen auf Aktualität überprüft werden. Denn Daten, die veraltet und nutzlos geworden sind, müssen in den folgenden Projektschritten auch nicht mehr beachtet werden. Sie steigern nur den Aufwand innerhalb eines Projektes und demnach auch die Projektkosten.

Wie oft besitze ich die gleichen Daten? Besitze ich entsprechende Nutzungsrechte?

20 verschiedene Versionen des gleichen Bildes. Benötigt wird allerdings nur die beste verfügbare Qualität. Sortieren Sie im Vorfeld aus. Moderne MAM, DAM und auch PIM-Systeme benötigen nur eine feinauflösende und formatneutrale Datei, um daraus übliche Formate und Auflösungen automatisiert und dem späteren Einsatzzweck entsprechend zu generieren.

Es ist ein Unterschied, ob in einem Projekt 20 Bilddateien in einem DAM System gepflegt, und mit Metainformationen angereichert werden müssen, oder nur ein Bild.Bildmaterial, welches nicht mehr geeignet ist, muss neu erstellt werden. Das gleiche gilt natürlich für Texte, Übersetzungen und Produktinformationen.  Des Weiteren müssen einwandfrei sämtliche Nutzungsrechte von Bildern und Assets geklärt werden. Denn wenn Material für diverse Ausgabekanäle benutzt werden soll, muss vorab zwingend festgestellt werden, ob die entsprechenden Nutzungsrechte auch für alle gewünschten Ausgabekanäle gelten. Entsprechende Strafen, die aus Verstößen gegen bestehende Bestimmungen resultieren, dürfen nicht unterschätzt werden.

Habe ich die richtigen Ansprechpartner definiert?

Geben Sie Verantwortungen ab und definieren Sie für das Projekt eigenverantwortliche und kompetente Ansprechpartner aus verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen.

Zuständige Ansprechpartner werden auch auf Seite der vorhandenen und externen Dienstleister benötigt, die während eines Projektes involviert sein werden. Ganz besonders, wenn es um benötigte oder mögliche Schnittstellenoptionen geht. Nichts macht ein Projekt so zäh und langwierig, wie fehlende und wechselnde Ansprechpartner und das Prinzip „Stille Post“, ohne dass Entscheidungen getroffen werden.

Hier kommen wir direkt zum nächsten, wichtigen Punkt, der maßgeblich für die Kosten und den Erfolg des gesamten Projektes entscheidend ist.

Wissen wirklich alle über das geplante Projekt Bescheid?

Binden Sie frühzeitig involvierte Abteilungen, Mitarbeiter und externe Dienstleister mit ein. Erkennen Sie auch die „kleinen“ alltäglichen Probleme und nehmen Sie Vorschläge und Ideen zur Optimierung auf. Sprechen Sie nicht nur mit Abteilungsleitern, sondern auch mit den Mitarbeitern, die täglich „an der Front“ arbeiten. Nehmen Sie eventuelle Ängste vor den geplanten Umstrukturierungsmaßnahmen. Es geht nicht darum, ganze Abteilungen einzusparen und langjährige Geschäftsbeziehungen zu kündigen, sondern Kernkompetenzen zu bündeln, Möglichkeiten auszubauen und zeitraubende Prozesse zu optimieren.

Sie glauben gar nicht, wie kreativ unter Umständen ihre Bemühungen aus Furcht, Unmut, Unwissen und Verunsicherung vereitelt werden können, sodass ganze Projekte kostenintensiv zum Scheitern verurteilt sind.

Erkennen Sie die unterschiedlichsten Bedürfnisse der Abteilungen vor dem geplanten Projekt. Jede Abteilung ist Teil der späteren Prozesskette und hat verschiedene Anforderungen und Wünsche. Berücksichtigt werden müssen alle, denn eine Wertschöpfungskette ist immer nur so stark, wie Ihr schwächstes Glied. Die besten und effektivsten Unternehmensintranets sind zum Beispiel immer von „unten nach oben“ entstanden und nicht im „TOP-Down-Design“ vom Top-Management eingeführt.

Habe ich weiterhin das richtige Ziel vor Augen?

Da es bald an die Anbieter- und Systemauswahl geht, wird es nochmals schwierig.

Unternehmen, die Ihre Publishing Prozesse optimieren und ausbauen möchten, machen oft den gleichen Fehler. Ganz besonders, wenn dies das erste Projekt in dieser Form ist. Die Geschäftsführung lädt an einem Tag 15 Dienstleister, Agenturen und Berater ein und am Ende kommt Folgendes dabei heraus:

„ Eigentlich wollten wir zu Beginn unsere Prozesse bei der Katalogerstellung optimieren und unseren Online-Shop automatisiert befüllen. Aber nachdem, was wir jetzt alles erfahren haben, benötigen wir noch Mobile Apps, Social Media, Web2Print, ein neues Content Management-System und Blätterkataloge.“

Lassen Sie sich nicht verwirren. Ein wichtiger Aspekt ist die genaue Definition eines Projektes mit einem Anfang und einem Ziel. Und zwar ohne, dass sich das Ziel und die Gegebenheiten ständig ändern.

Auch eine fehlende Zieldefinition mit wechselnden Anforderungen macht ein Projekt unnötig teuer und nervenaufreibend.

Bleiben Sie realistisch, und verfolgen Sie konsequent Ihr ursprüngliches Ziel.

Verpflichten Sie sich selbst diesem gesetzten Ziel, indem Sie dieses ganz persönlich schriftlich niederschreiben und damit fixieren. Kleine, überschaubare und aufeinander aufbauende Projektschritte sind effektiver, als ein großer und endloser Rundumschlag.

Change Management, Chain Management, Prozessgestaltung und Strategie

Je nach Umfang eines PIM-Projektes, sind die Veränderungen der vorhandenen Prozesse im Unternehmen mehr oder weniger tiefgreifend. Eine konkrete  Zielvorstellung aller Beteiligten (monetär und nicht-monetär) ist daher auch die Basis für die Prozessmodellierung.
Es können teure Fehler gemacht werden, wenn Prozessketten und Koordinationsmechanismen fehlerhaft gestaltet sind, Lücken aufweisen, Informationsasymmetrien (z.B. Peitscheneffekt bei Supply Chains)  entstehen oder letztendlich der Arbeitsaufwand für alle Beteiligten größer ist, als vor dem Projekt.

Zentrale Prozess-Fragestellungen sind bei einem PIM-Projekt daher immer:

  • Um welche involvierten Systeme geht es?
  • Um welche Akteure geht es? Welche technischen Voraussetzungen sind gegeben? Wie umfangreich ist das technische Verständnis?
  • Wo und wann entstehen welche Daten in welcher Form? Um welche Informationen geht es insgesamt?
  • Wer pflegt, erstellt oder benötigt diese Daten? Wann werden Daten von wem benötigt?
  • Wo, wie und durch wen werden die Daten kontrolliert und freigegeben?
  • Wer muss noch an der Freigabe beteiligt werden? Was genau muss durch wen freigegeben werden? Was passiert, wenn Freigaben nicht erteilt werden?

Wie werden wir im Laufe des Projektes weiter arbeiten?

Der Großteil des Aufwandes eines gesamten Multichannel Publishing-Projektes ist oft die ständige Datenkonsolidierung von sich zwischenzeitlich verändernden Daten und Informationen.  Dies ist ein Klassiker bei solchen Langzeit-Projekten und auch bei späteren Publishing-Prozessen. Der Einsatz eines PIM-Systems hilft bei diesem Problem bereits während der Implementierung eines Multichannel-Publishing-Workflows.

Habe ich intern überhaupt die Erfahrung ein solches Projekt alleine zu stemmen?

Definieren Sie mit dem ausführenden Dienstleister unbedingt Lasten- und Pflichtenhefte. Vereinbaren Sie realistische Deadlines und kontrollieren Sie die Ergebnisse. Wenn nötig, holen Sie sich bereits vor der Systemauswahl einen erfahrenen und unabhängigen Berater zur Projektkoordination mit ins Boot. Das hilft meistens nicht nur Ihnen, sondern auch den jeweiligen ausführenden Dienstleistern ein Projekt effizient und qualitativ hochwertig umzusetzen.

Habe ich wirklich die richtige Entscheidung bei der Systemauswahl getroffen?

Achten Sie darauf, dass ein zukünftiger Ausbau nicht bereits im Ansatz durch das zu implementierende System ausgeschlossen ist, weil es wenig flexibel ist. Nur zu oft schließen programmspezifische und proprietäre Exportformate, sowie der systemeigene Ansatz einer IT-Lösung die flexible Weiternutzung der Inhalte von vornherein aus. Von Ihnen gepflegter Content und all Ihre aufgebrachte intellektuelle und kreative Energie sitzt fest in sogenannten „Blackboxen“ und „schwarzen Löchern“.
Informieren Sie sich lieber etwas intensiver im Vorfeld, bevor Sie auf böse Überraschungen treffen, wenn es bereits zu spät ist.

Achten Sie auch darauf, dass der umsetzende Dienstleister genug Spezialisten beschäftigt, die Erfahrungen mit PIM-Systemen haben. Viele Multimedia-Agenturen haben sich dem aktuellen PIM-Trend angenommen und bieten PIM zusätzlich zu anderen Dienstleistungen an – die eigentlichen Kernkompetenzen liegen dabei meist woanders und auch bei großen Agenturen kennen sich oft nur wenige Mitarbeiter mit dem PIM-Thema aus. Oftmals sind auch lediglich CMS-Systeme mit einer Produktdatenbank  versehen, die jedoch wenig mit einem wirklich flexiblen PIM-System zu tun haben. Orientieren Sie sich daher nicht nur an hübschen Bedieneroberflächen, die wenige übersichtliche Verwaltungs-Optionen bieten und nur auf dem ersten Blick eine einfache Bedienung vermuten lassen. Bei wenigen Produkten mit wenigen Informationen, die sich selten ändern kann ein solches System vielleicht ausreichend sein – bei tausenden Produkten mit verschiedensten Ausprägungen, die in verschiedenen Sprachen verwaltet werden müssen und sich häufig ändern, kommen diese Systeme allerdings jedoch schnell an Ihre Einsatzgrenzen.

Auch die Art einer Printpublikation ist für eine Systemauswahl entscheidend. Wenn bei häufigen Katalog-Designänderung erst aufwändig neue Web-Templates in einem proprietären Format vom Dienstleister erstellt werden müssen, ist beispielsweise eine PIM-Lösung mit direkt angebundener  Standard-Layoutsoftware zur Printausgabe und Vorlagenerstellung vorteilhafter.
Mit dieser Kombination lassen sich zudem alle Arten von Printkatalogen, unabhängig vom gewünschtem Design- und Automatisierungsgrad erstellen. Änderungen können so selbst intern oder durch Ihren beauftragten Grafiker umgesetzt werden, was wiederum bei jeder Katalogänderung Zeit und Kosten spart. Die Akzeptanz des Teams steigt, Abhängigkeiten zu Dienstleistern werden reduziert und Sie können nachhaltig freier agieren. Sie bleiben unabhängig bei Ihren unternehmerischen Entscheidungen.

Mit einem modular aufgebauten, flexiblen und ausgereiften Product Information Management-System und einer vernünftigen, konsolidierten Datenbasis können die grundlegenden Multichannel-Publishing-Anforderungen schnell und unproblematisch durch die verfügbaren Publishing-Module umgesetzt werden. Und das bereits beim ersten Projektschritt.

Weitere Publishingkanäle, wie zum Beispiel mobile Endgeräte oder Blätterkataloge, können nach und nach individuell und zeitnah dazukommen.

Schlusswort

Nach dem ersten erfolgreichen Projekt werden Sie mehr und mehr Publishing-Profi und die wichtigsten Voraussetzungen für Folgeprojekte sind dann bereits schon erledigt: die zentrale, einheitliche, konsolidierte und medienneutrale Datenhaltung als flexible Basis für alle zukünftigen Publishing-Kanäle bei gleichzeitiger Ausnutzung von Kostensenkungs- und Leistungssteigerungspotentialen durch wirkungsvolle Prozessoptimierung.