Nach langen 7 Wochen im Home-Office ist bei uns nun so etwas wie Normalität in dieser verrückten Situation eingekehrt. Der Laden läuft und das verdanken wir unseren unermüdlich motivierten communicoder*innen, Kunden und Partnern.

Weiter erfolgreich miteinander, wenn auch nicht beieinander zu arbeiten, ist das große Thema in unserem Alltag. Das Homeoffice lässt die Grenzen zwischen Arbeit und Privatsphäre verschwimmen, was sowohl Chancen als auch Risiken birgt.

Wir freuen uns über Tipps und Ideen aus den Medien und teilen gerne unsere Best Practices: Was vorher schon galt, wird jetzt umso wichtiger und vieles wird uns noch bewusster.

Kommunikations- und Feedbackkultur

Wie auch im Büro oder bei Workshops ist eine wertschätzende und respektvolle Kommunikation mit Gesprächspartnern absolut wichtig. Bei Telefonaten kann jedoch die Mimik des Gegenübers nicht gesehen werden und bei geschriebenen Nachrichten ist der Interpretationsspielraum höher als beim gesprochenen Wort. Bei Videokonferenzen sieht und hört man sich gegenseitig sprechen, was einiges einfacher macht.

Wenn man das Gefühl hat, dass die eigene Nachricht fehlinterpretiert wurde, ist das direkte Gespräch der beste Weg, um viele potenzielle Konflikte auflösen.

Gleichzeitig sollte nicht jedes Wort „auf die Goldwaage“ gelegt werden. Der Empfänger einer Nachricht sollte weniger auf einzelne Worte als vielmehr auf das Gesagte als Ganzes achten. So behält man leichter den Fokus auf das Wesentliche und hilft gleichzeitig dem Betriebsklima.

Einen gemeinsamen Rhythmus finden

Das Homeoffice ermöglicht einigen von uns neue Spielräume und Flexibilität. Längere Anfahrtswege fallen auf einmal weg, die gewohnten Pausen mit den Kollegen aber auch. Bei vielen Kolleginnen und Kollegen fordert die neue Situation eine Anpassung der Arbeitsweise und auch -zeiten. Es ist ratsam, im Projekt-Team/Abteilung offen zu anzusprechen, ob die (für das Büro) geltende Zeit auch in der neuen Situation funktioniert oder angepasst werden muss. Hierbei berücksichtigen wir die private Situation unserer Mitarbeiter. Empathie und viel Verständnis füreinander sind hier das Gebot der Stunde.

Regelmäßige Arbeitszeiten

Genauso wie im Büro geben geregelte Zeiten für Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen Orientierung. Gerade bei flexiblen Arbeitszeiten ist Transparenz darüber wichtig und der Eintrag im eigenen oder Team-Kalender die einfachste Lösung. Wir bei communicode haben Einsicht in alle Kalender und können diese daher bei der Terminplanung auch berücksichtigen.

Virtuelles Anklopfen

Bei kurzen Fragen an Kollegen*innen haben wir uns angewöhnt, kurz per Chat „anzuklopfen“, ob der- oder diejenige jetzt Zeit für ein Gespräch hat, anstatt einfach anzurufen.

Alternativ haben wir für unsere Teams virtuelle Räume eingerichtet, denen man ohne Bild und Ton beitreten kann und dennoch auf Fragen reagieren kann. Wer „woanders“ einen Termin hat, verlässt den Raum einfach.

Meeting-freie Zeit

Natürlich ist die Kommunikation im virtuellen Raum besonders wichtig und sollte intensiv stattfinden. Konzentriertes Arbeiten an den eigenen Aufgaben, die man für sich allein macht, fällt da manchmal nicht so leicht. Es ergibt Sinn, sich ausreichend Zeit dafür mit Hilfe eines Kalendereintrags zu sichern. Ich benenne solche Termine gerne mit „keine internen Termine bitte“ und werde sogar höflich daran erinnert.

Online-Meetings

Vielleicht stimmt ihr mir zu, dass eine effiziente und zielgerichtete Durchführung von virtuellen Besprechungen deutlich erschwert wird, je mehr Personen teilnehmen. Die Einhaltung von Grundprinzipien im Umgang miteinander im Allgemeinen und in Meeting Situationen im Speziellen ist im Büroalltag schon wichtig genug, im virtuellen Raum ist sie „alternativlos“, wenn ein sinnvolles Ergebnis erwartet wird.

Uns hilft dabei dieser gemeinsame Leitfaden:

Kurze Besprechungen

Wir finden virtuelle Besprechungen deutlich anstrengender als persönliche Treffen. Deshalb versuchen wir, Besprechungen möglichst kurz zu gestalten, um die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer hoch zu halten. (Was aber nicht heißt, dass man zur Begrüßung nicht nach dem persönlichen Befinden fragt)

Außerdem hilft es, sich vorher zu überlegen wer unbedingt teilnehmen sollte und bei welcher Person es ausreicht, wenn sie später über die Ergebnisse informiert wird.

 

Keine Einladung ohne Agenda

Die Agenda ermöglicht es allen Teilnehmern und einem selbst, sich auf den Termin vorzubereiten und Fragen (oder auch schon Antworten) zu formulieren. Das gilt natürlich auch für persönliche Besprechungen.

Aktive Moderation

Um alle Teilnehmer in den Dialog einzubinden, ist eine aktive und starke Moderation empfehlenswert. Gleich am Anfang der Besprechung auf diese Notwendigkeit aufgrund der neuen Situation hinzuweisen, schafft Verständnis auf allen Seiten.

Wer schreibt das Protokoll?

Die Anforderungen an den Moderator sind in Online-Konferenzen noch höher als in persönlichen Besprechungen. Hier wie dort kann ein Protokollführer benannt werden, der die Ergebnisse des Termins zusammenfasst und die nächsten Handlungen festhält. „Wer macht was bis wann“ ist für uns ein geflügeltes Wort.

Großzügige Pausen einplanen

In Online-Besprechung werden Pausen gerne vergessen. Je nachdem, wie erfahren die Teilnehmer mit Online-Besprechungen sind und wie vertraut sie mit den zu besprechenden Inhalten sind, wird die Aufmerksamkeit schnell überstrapaziert. Besonders in längeren Webinaren der Online-Workshops sollten Pausen nach 60 bis 90 Minuten stattfinden und ca. 15 Minuten dauern. Das kann wie gewohnt in der Agenda geplant und bereits am Anfang des Termins offen angesprochen werden.

Pünktlich sein

Auch wenn es eine Frage der allgemeinen Höflichkeit ist, ist Pünktlichkeit im Online-Meeting sehr wichtig. Gerade hier ist eine Wiederholung von Inhalten mühsam und kraftraubend. Bei technischen Problemen oder anderen guten Gründen informiert man den Moderator/Einladenden per E-Mail, SMS, o.ä. über die Verspätung.

Sag Hallo und deinen Namen

Da nicht in jeder Online-Besprechung eine Kamera genutzt wird, ist es hilfreich, beim Eintreten in die Konferenz seinen Namen zu nennen. Somit weiß der Moderator, wer anwesend ist.

Stummschaltung des Mikrofons

Um Ablenkungen oder Akustikprobleme durch Hintergrundgeräusche zu vermeiden, schaltet sein Mikrofon auf stumm, wer nicht redet. Auch wenn es keine Tonprobleme gibt, können andere Teilnehmer Schwierigkeiten mit der Verbindung haben. Jedes unnötige Hintergrundgeräusch sollten daher vermieden werden.

Kein Multitasking

Die Versuchung ist gerade im virtuellen Meeting groß, nebenbei etwas anderes zu erledigen. Das sollte man unbedingt vermeiden. Eure Gesprächspartner werden es bemerken oder sehen eure Unaufmerksamkeit. Das ist unhöflich und nicht sehr wertschätzend.

Kleidung, Hintergrund und Gesten

Nicht nur bei Terminen mit Kunden ist es eine Frage der Höflichkeit und Wertschätzung, auf sein Äußeres und seine Umgebung zu achten. Es ist unter Umständen auch sinnvoll, den Hintergrund unscharf zu stellen oder ein anderes Hintergrundbild zu wählen. Gesten sind so eine Sache: Wir machen sie meist unbewusst und könnten im Online Video wild aussehen oder missverstanden werden.

A Fool with a Tool is still a Fool

Einander zu helfen, die bereitgestellten Werkzeuge optimal und effektiv einzusetzen, ist unser Credo. Wir teilen die eigenen Tipps und Tricks in unserem Community-Chat mit allen communicoder*innen. Schließlich lernen wir alle jeden Tag neu dazu.

In diesem Sinne wollen wir weiter aufmerksam sein und dazulernen. Wir wünschen allen „Hausfrauen und -männern“ weiterhin Durchhaltevermögen und viel Erfolg. Die Erfahrungen aus dieser Zeit sind auf jeden Fall auch für die Zusammenarbeit unter normalen Umständen sehr wertvoll.